ABSTRACT
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Rationale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Document Management Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Document Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Assumptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Title . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Document Approval. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Revision History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Definitions and Acronyms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Document Information and Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Other Document Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Document Appendices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Document and Record Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Creating and Modifying Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Signature Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Checking in Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Master Document List (MDL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Document Retention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Revising Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Handwritten Record Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Assumptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Signatures and Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Changes or Additions to Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Signature and Initial Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Security and Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Electronic Document Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Hard Copy Document Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Glossary and References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Definitions and Acronyms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Reference Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
INTRODUCTION
One of the areas that continue to challenge project teams at project initiation is documentation. The following documentation issues often lead to “project paralysis.”
